초보자 코너

첫 걸 음

만약 당신이 컴퓨터 사용에 있어서 초보자라면 다음을 잘 읽고 이해하는 것이 중요할 것이다.

(엑세스<Microsoft Access 97>또는 데이터베이스에 대해서 기초적인 것을 알고 싶다면 엑세스를 구동시킨 후, 도움말 파일을 열고 [Microsoft Access 97소개]란을 클릭하면 기초적인 것에 대해서 배울 수 있다.)

설 치

이 프로그램은 church.exe로 압축되어 있다.

church.exe 파일을 풀면 다음의 12가지 파일이 생긴다.

만약 자기가 실수로 프로그램의 내용을 변경하는 것을 방지하려면 '도구-데이터베이스-MDE파일 만들기'를 실행해서 church.mde를 생성하면 된다.

Church.mdb --- 주 프로그램 파일 -- 엑세스의 파일 확장자는 mdb이다.

Chdata.mdb --- 데이터 파일 (샘플 데이터 150명분 들어있음)

Chdtori.mdb --- 구조만 있고 내용은 없는 데이터 원본파일

Chphoto.mdb --- 개인별 사진 보관 파일(사진 데이터는 없음)

Chptori.mdb --- 구조만 있고 내용은 없는 사진 원본파일

개인사항.mdb--- 가족과 관계없이 주로 선택적이고 개인적인 데이터가 들어 있는 파일

Npost.mdb --- 우편번호부 파일

구역원본.hwp --- 요람 자동제작용 구역 데이터 메일머지 원본  (아래한글 용)

사진원본.hwp --- 요람 제작용 제직 사진자료 메일머지 원본

요람만듬.hwp --- 요람제작에 대해서 설명해 놓은 파일.

data초기화.exe--- 실험용 데이터를 모두 삭제하고자 할 때 사용하는 파일.

chhtm.exe --- 본 프로그램 사용 설명서. (웹 형식으로 찾아볼 수 있도록 제작됨)

이 파일들은 church.exe를 c:\> 루트에서 실행하면 c:\access디렉토리를 만든후 자동으로 풀린다. 엑세스를 구동하고 파일 열기에서 church.mdb를 선택하면 된다. 대단히 간단하다

이렇게 하면 편리하다.

바탕화면에 단축아이콘을 만든다. C:\access디렉토리의 church.mdb파일을 단축아이콘으로 바탕화면에 만들어 놓고 작업이 필요할 때마다 이 아이콘을 더블클릭하면 자동으로 엑세스가 구동되면서 교적관리 프로그램이 수행될 것이다.

* 초보자용 파일을 따로 만들어 올리지 않는다.  왜냐면 본인이 간단하게 제작할 수 있기 때문이다.  mde 파일이 필요한 이유는 이것은 초보자가 프로그램의 중요한 부분을 잘못 건드리는 일이 없도록 하기 위한 것이다. 프로그램이 만들어지기까지의 모든 기능은 다 사용할 수 있으나 사용자가 원해서 기능을 추가하고 싶을 때는 제약이 따른다. 그럴때는 mde를 포기하고 다시 mdb파일을 사용하면 된다.  그런데 많은 작업이 진행 된 다음에 mde를 포기하고 싶어도 되는가? 가능하다. 데이터는 모두 chdata.mdb에 저장되기 때문에 church.mdb를 실행시키기만 하면 되는 것이다. 프로그램에 기능을 추가할 자신이 없는 사람들은 어쩔수 없이 제작자를 찾아야 할 것이다.

프로그램을 고치는 방법에 대해서는 도움말에 없는 도움말 구하는 법을 참고한다.

통상 이 파일들을 C:\access\ 디렉토리에서 사용된다. 사용자가 디렉토리 이름이 마음에 들지 않는다면, 고칠 수도 있다. 그러나 이 파일들은 서로 긴밀히 연결되어 있기 때문에 이 디렉토리에서 친구들을 찾을 것이다. 찾다가 없으면 에러가 발생한다. 다행히 엑세스에는 테이블 연결관리자가 있다.

엑세스에서 <도구메뉴 - 추가기능 - 연결테이블관리자>를 선택하면 화면에 화살표와 디렉토리가 많이 나온다. 거기에서 전체선택 버튼을 누르고 chdata.mdb와 npost.mdb, chphoto.mdb, 개인사항.mdb파일을 찾아서 다시 연결시켜 주면 된다.

메인메뉴와 스위치보드

엑세스를 설치하고 Church.mdb파일을 불러오면 맨처음 메인메뉴가 나온다.

이것은 주로하는 작업을 바로 연결시켜주는 보드이다. 만약 데이터베이스를 직접 조작하고 싶다면 데이터베이스 단추를 클릭하면 된다.

조금 더 확장된 기능들이 스위치보드에 들어있다.

맨 왼쪽 위에 있는 단추가 스위치보드용 단추이다

스위치보드에는 연관된 기능끼리 모아져 있다. 원하는 기능을 탐색해 보자. 맨 아래 단추를 누르면 상위메뉴로 되돌아 간다.

스위치보드 맨 상위 메뉴 마지막에 있는 교적관리 종료를 누르면 엑세스는 그대로 있고 교적관리만 끝낸다. 만약 모두 함께 끝내고 싶으면 스위치보드를 끝내고 메인메뉴에서 오른쪽 밑에 위치한 나가는 단추를 누르면 된다.

메뉴 표시줄

화면 위쪽에 보면 도구모음과 아울러 메뉴표시줄이 보일 것이다.  여기에는 엑세스 기본 메뉴와 교적관리용 메뉴가 동시에 포함되어 있다.  보다 세밀한 사항은 이곳에서 선택하면 된다.  이곳에서도 발견할 수 없다면 데이터 베이스를 열고, 본인이 직접 선택하든지, 만들어서 사용해야 한다.

따라서 해보기

엑세스를 구동시키고 church.mdb를 열었다면, 아마 다음과 같은 화면을 접하게 될 것이다.  

위에서 보이는 보드에 나와있는 버튼들은 많은 기능중 가장 흔하게 사용되는 것들을 모아놓은 것이다.

만약 자신이 더 중요하다고 느끼는 작업이 있다면 얼마든지 바꾸어도 좋다.

그러나 우선은 오른쪽 위에 있는 교적부 상세라는 버튼을 눌러보자. 이 작업을 아마도 가장 많이 하게 될 것이니까.

그러면 화면은 다음과 같이 바뀔 것이다.   맨 위쪽 오른쪽에 있는 X표를 누르면 이 화면은 사라진다.

커서는(깜박 깜박이는 것) 구역란에 있다. 구역란에 구역명을 입력하고 엔터를 치면 전화번호란으로 간다. 여기서 다시 엔터를 치면 우편번호 단축키로 간다. 마우스로 하든, 왼쪽 알트키와 다운(down) 화살표를 누르면 선택되어진 우편번호중 하나를 고를 수 있게 된다. 하나를 고르면 바로 그 동의 이름이 나타나면서 오른쪽 우편번호란에 번호가 나타나고 DDD에 해당 DDD번호가 나타나고 커서는 주소입력란으로 간다. 동이름 다음에 오는 주소를 입력하고 엔터를 치면 개인사항을 입력하는 곳으로 커서가 옮겨진다.

 여기에서 사람의 이름을 입력한다.

사람 개인의 이름을 입력할 수 있는곳은 이곳뿐이다.

우선 마우스를 이리저리 움직이면서 각 항목에 가만히 두면 각 항목에 해당하는 도움말이 화면에 나타날 것이다. 이런식으로 마우스를 옮겨 다니면서 기능들을 익히면 된다.

원하면 마우스를 클릭하고 데이터를 수정해 보기도 한다. 데이터 구조에 관해서는

관계형 데이터베이스와 엑세스를 보라.

맨 아래에는 이동을 위한 화살표가 있다.

개인적인 사항을 위해서 아래 파일모양의 탭들이 있다. 하나 하나 클릭해 보면 각각 다른 데이터를 저장할 수 있게 되어있다.

이 화면만 숙지 된다면 제공된 셈플 데이터를 모두 지우고 자신만의 데이터를 새로 시작해도 될 것이다. 모든 샘플 데이터를 지우고 새로운 데이터를 시작하는 방법은 두가지가 있다. 하나는 교회정보란에서 오른쪽 아래 버튼을 누르는 것이고, 두번째는 좀 번거롭지만 제일 깨끗한 방법으로 함께 제공된 오리지널용 파일을 데이터파일로 카피(덧 씌움)하는 것이다.

샘플파일을 지우고 원본 파일을 생성할 때

본 프로그램에 함께 제공되는 파일들 중에는 데이터는 하나도 없고 맨처음 시작할 때 필요한 파일이 세개 있다. Chdata.mdb를 위해서 chdori.mdb가 그것이고 chphoto.mdb를 위해서 chptori.mdb가, 개인사항.mdb는 개인ori.mdb가 그것이다. 혹 기존자료의 보존을 원하는 사람은 다른이름으로 바꾸어 저장해 놓기 바란다.

C:\access>copy chdori.mdb chdata.mdb[Enter]'하면 chdori.mdb파일이 chdata.mdb파일로 바뀐다. 마찬가지로

C:\access>copy chptori.mdb chphoto.mdb[Enter]' 하면 chptori.mdb가 chphoto.mdb로 바뀐다.

그리고 나서 맨 처음부터 데이터를 입력해 들어가면 된다.

함께 제공된 파일중에 'data초기화.exe' 파일은 도스 카피 작업에 능숙치 않는 사람들을 위해서 만들어 놓았으므로 이 파일을 실행시키면 된다. 단, 디렉토리에 위에 해당하는 파일이 있어야 한다. 혹시 만일을 대비해서 원래 사용하던 파일은 다른 이름으로 복사된다.

이 동

Move First

이 버튼을 누르면 레코드(데이터의 집합)의 맨 처음으로 이동한다.

Move Previous

이 버튼을 누르면 바로 앞 레코드로 이동한다. 더 이상 앞이 아무것도 없으면 이 버튼이 흐리게 표시된다.

Move Next

이 버튼을 누르면 바로 다음 레코드로 이동한다. 더 이상 다음에 아무것도 없으면 이 버튼이 흐리게 표시된다.

Move Last

이 버튼을 누르면 맨 마지막 레코드로 이동한다.

Move New

이 버튼을 누르면 새로운 레코드를 입력하는 틀을 제공한다.

All Record

모두 몇 개의 레코드가 현재 데이터베이스 파일에 있는지를 나타낸다.

현재 레코드의 위치

많은 레코드 중 현재 어디에 위치하고 있는지를 아라비아 숫자로 나타낸다.

왕초보 코너

컴퓨터와 OS

컴퓨터는 0과 1로 이루어진 수많은 이진데이터로 이루어져 있다.

당신의 컴퓨터가 만약 586이면 32비트(또는 64비트)단위로 이 이진수들을 조합해서 얻어지는 갖가지 상이한 의미들을 이용해서 기계(하드웨어)를 움직이게 할 것이다.

만약 사용자가 이 모든것들을 다 알아야 한다면 이 세상에서 컴퓨터를 다룰 수 있는 사람은 빌게이츠나 그의 친구들에 불과할 것이다.

다행히 수없이 많은 사람들은 이런 복잡한 것들을 잘 몰라도 컴퓨터는 돌아가게끔 되어있다.

이토록 수없이 많은 이진데이터를 이용해서 윈도즈95(또는 윈도즈98) 라는 운영체계 (OS;Operating System)를 만들었는데, 운영체계는 우리들이 조금이라도 더 쉽게 컴퓨팅을 할 수 있도록 노력하면서 만들어 졌고 앞으로도 만들어지게 될 것이다.

운영체계가 만들어준 커다란 운동장에서 수없이 많은 프로그램들이 자신들의 기량을 발휘하게 되는데, 워드프로세서, 데이터베이스, 멀티미디어, 네트워킹, 인터넷, 통신, 게임 등등 이루 헤아릴 수도 없이 많은 일들을 하게 된다.

각각의 프로그램들은 자기가 사용하는 데이터를 자기가 원하는 방식으로 따로 관리하게끔 되어 있는데, 그것들을 우리는 통상 데이터파일이라 부른다. 물론 그 데이터파일들을 움직이는 각각의 프로그램들(어플리케이션Application)도 이진데이터로 이루어진 파일들이지만 특별히 데이터파일과 구별하는 의미에서 실행파일이라 부른다. (물론 이외에도 잘몰라도 되는 잡다한 종류의 무수한 파일들이 있지만 )

아무튼 이 프로그램은 윈도즈95(윈도즈98)라는 운영체계(OS)에서 돌아가는 것이고, 수많은 데이터베이스 프로그램 중에서 "마이크로소프트에서 발표한 엑세스 97"(Access 97) 이라는 응용프로그램을 통해서 움직인다. 제작자가 실험해 본 결과 윈도즈95에서는 에러가 발생하는 수가 종종 있었다. 이 문제는 윈도즈95에 서비스 팩을 깔면 해결될 것이다. 아니면 윈도즈98을 구입해서 사용하면 문제없이 돌아갈 것이다.

관계형 데이터베이스와 엑세스

엑세스가 관계형 데이터베이스이기 때문에 여기에 대해서 한마디 언급해야 겠다.

(엑세스(Microsoft Access 97)또는 데이터베이스에 대해서 기초적인 것을 알고 싶다면 엑세스를 구동시킨 후, 도움말 파일을 열고 [Microsoft Access 97소개]란을 클릭하면 기초적인 것에 대해서 배울 수 있다.)

엑세스 프로그램 자체에서 상세히 설명해 주지만 간단하게 말하면, 데이터를 상호 관계있는 것끼리 묶어서 불필요한 작업을 줄이고, 효율성을 높인다는데 있다.

예를 들어 교적관리를 하게되면 한 가정에 보통 4-5명의 사람들이 함께 사는데, 모두 전화번호, 주소, 우편번호, 구역명칭을 써 주어야 한다고 생각해 보라.

한번은 열심히 입력할 수 있겠지만, 이사를 가게 되면 또다시 4-5명의 주소를 바꾸고 전화번호를 바꾸어야 한다. 그런데 한 가정의 공통되는 내용과 개인적인 내용을 나누어서 이 둘을 연결시켜 놓으면 입력할 때도 둘 사이를 관계맺어준 후 가정데이터를 한번만 입력하면 된다. 만약 이사를 가더라도 가정 데이터만 수정하면 그만이다.

엑세스가 바로 이러한 관계형 데이터베이스라는 의미이다.
이 원리는 사실 매우 복잡하고 다양하게 사용되지만, 기본적인 원리는 이렇다는 것이다.

파일구조와 디렉토리

우리가 사용하는 가장 보편적이고 아직까지는 가장 훌륭한 보조기억장치는 하드디스크(HDD)일 것이다. 요즘엔 보통 3-4기가급 이상이 팔리고 있는 실정이다. 이런 하드를 보다 효율적으로 관리하기 위해서 체계적인 디렉토리를 만들어 사용하게 된다.

(디렉토리의 예)

        ┌─Windows (윈도즈 디렉토리)
        │
 Root ┼─Access (엑세스 디렉토리)
        │
       ┼─ Hnc (한글 워드프로세서 디렉토리)

각 디렉토리에 각 응용프로그램이 필요로하는 (자기들끼리 연관된) 파일들을 저장하곤 한다. 다시 말해서 Access에서 필요한 파일들이 Windows디렉토리에도 있고, Hnc디렉토리에도 있으면 찾느라고 고생을 많이 하게 된다.

그런데 엑세스 파일들은 모조리 Access디렉토리에만 둔다면 찾는데 어렵지 않게 된다.
 디렉토리는 큰 호텔에서 하나의 방을 생각하면 된다.  물론 그 방안에 다른 작은 방들을 얼마든지 만들 수 있다.

본 프로그램의 파일구조

본 프로그램은 관계형 데이터베이스이기 때문에 파일이 여러 개로 나뉘어져 있지만 서로 긴밀히 연결되어 있다. 물론 하나의 파일로 만들수도 있지만, 나중을 위해서 그렇게 하는 것이 매우 비합리적이기 때문에 나누어 놓았다.

각 파일들이 어떤 내용을 담고 있는지를 알아볼 필요가 있겠다.

Church.mdb - 이 파일에는 주로 실행에 관계된 것들이 들어있다. 이 파일은 기능이 개선될 때마다 수시로 업그레이드(Upgrade)될 것이다.

Chdata.mdb - 이 파일은 주로 데이터를 담고있다. 구역과 가정과 개인에 대한 자세한 내용이 들어있다. 실행에 관한 것은 없지만 그동안 작업한 각 지교회만의 것이기 때문에 지워지면 않된다. 항상 백업해 두는 것이 안전하다.(백업이란 카피를 떠 놓으라는 것이다.) 프로그램이 개선되어도 이 파일은 상관없다. 만약 이 파일을 Church.mdb와 통합해서 사용한다면(그럴수도 있기 때문에) 기능이 개선될 때마다 데이터를 옮기느라 고생하게 될 것이다.

Chphoto.mdb - 이 파일은 개인적인 사진자료를 담는 곳이다. 순수하게 각 개인의 개인번호와 사진데이터만 들어간다. 스캐너로 입력하면 된다.

개인사항.mdb - 주로 개인 개도제목과 개인관계표가 들어있다.  

Npost.mdb - 이 파일에는 전국의 우편번호가 다 들어가 있다. 물론 얼마든지 추가하고 수정할 수 있다. 이것도 자기 맘대로 할 수 있다. 제작자는 가끔 이 데이터를 정리해서 통신에 올릴 생각이다. 이 프로그램은 주소와 우편번호에 관한 데이터를 이 파일에서 가져다 사용한다.

네트워킹과 인터넷

네트워킹에 대한 한마디

만약 500명 이상의 교회에서 2명 이상의 교역자와 행정간사가 있다면, 당연히 네트워킹을 설치하는 것이 효율적이다.

요즘은 한 책상당 한 컴퓨터가 보편화되었기 때문에 각자가 따로 교적관리를 한다면 그것은 매우 효율이 떨어지는 원인이 된다. 이럴 경우에는 과감하게 네트워킹을 설치할 필요가 있다. 흔히 네트워킹하면 어렵다고만 생각하기 쉬운데 다음중 하나의 방법으로 쉽게 해결할 수 있다.

가장 쉽고 저렴한 방법

교인중에 컴퓨터에 능한 사람에게 이 일을 의뢰한다. 그는 용산에 가서 저렴한 랜카드 몇 개와 케이블을 구해올 수 있을 것이다. 3대 이상이라면 허브를 구입해야 한다. 허브는 5대의 컴퓨터를 연결할 수 있는 것부터 다양하다. 각 컴퓨터에 랜카드를 꼽고 허브에 연결하고 네트워킹 환경만 조정해 준다면 네트워킹은 끝이다. 5대기준 30만원이면 충분할 것이다.

어렵지만 저렴한 방법

교역자 중 한사람이 위의 일을 하는 것이다. 네트워킹에 관한 책 한권만 구해서 자세히 읽어보면 된다. 5대 정도라면 전문가가 아니라도 얼마든지 가능하기 때문이다.

간편한 방법

용산에 가면 랜을 설치해 주는 업체들이 깔려있다. 이들에게 단지 랜 환경만 구축해 달라고 하면 된다. 5대 기준 100만원이면 응하는 사람들이 있을 것이다.

확실한 방법

두말할 것 없이 랜 전문회사에 의뢰하는 것이다. 비용에 관해서 상관없는 분들이 하면 된다. 이 경우에는 A/S도 확실하게 받을 수 있기 때문에 확실한 방법이다.

네트워킹으로 작업하기

서버에 이 프로그램을 카피하고 각자의 컴퓨터에서 이 파일에 접근하는 것이다. 동시에 여러 사람이 접근해서 같은 작업을 하더라도 아무런 제약없이 사용할 수 있다.

인터넷에 대해 한마디

앞으로는 인터넷으로 교적관리를 하게 될지도 모른다. 심방하면서 노트북으로 무선을 이용해서 인터넷에 접속하고 인터넷에 연결된 교회 서버 컴퓨터에 있는 교인 자료를 검색하면서 수시로 자료를 검토하고 갱신하게 될지도 모른다 ..   이미 엑세스2000에서는 이런 작업이 가능하게 하는 여러가지 도구들이 개발되었다고 한다.  기대해 볼만 할 것이다.